Przejęcie kotłowni zaczyna się od informacji o całym układzie, jego użytkownikach i otwartych sprawach. Nie trzeba mieć kompletnej dokumentacji, aby rozpocząć ustalanie zakresu.
Podobne pomieszczenia techniczne mogą pełnić różne funkcje. Rozpoznanie sposobu zasilania budynku pomaga zamówić właściwy zakres obsługi i określić odpowiedzialność.
Dobry harmonogram obejmuje przeglądy, otwarte zalecenia, dostęp i przygotowanie materiałów. Jego podstawą są rzeczywiste urządzenia oraz potrzeby budynków.
Po wizycie administrator potrzebuje informacji pozwalających zamknąć wykonane zadania i zaplanować kolejne. Samo potwierdzenie obecności serwisu nie opisuje stanu całej instalacji.